Jos yrityksesi hoitaa tilauksia sähköpostilla, puhelimella ja taulukoilla, olet todennäköisesti miettinyt, kannattaisiko siirtyä portaaliin. Kysymys on perusteltu, sillä B2B-portaalin kehitys on investointi, joka vaatii sekä aikaa että rahaa. Toisaalta oikein toteutettu ratkaisu voi säästää tunteja viikossa ja vähentää kalliita virheitä.
Tässä artikkelissa käyn läpi, mistä kustannukset muodostuvat, mitä hyötyjä voit odottaa ja miten arvioit, kannattaako investointi juuri sinun yrityksellesi. Kirjoitan Seinäjoelta käsin toimivana ohjelmistokonsulttina, joten esimerkit pohjautuvat käytännön työhön yritysten kanssa.
Mikä on B2B-portaali ja kenelle se sopii?
B2B-portaali on suojattu verkkopalvelu, jonka kautta asiakkaat ja kumppanit hoitavat tilaamisen ja asioinnin itse. Sen sisällä voi olla B2B-verkkokauppa, jossa tuotteet tilataan sopimushintaan, mutta portaaliin voi kuulua myös laskuja, tilaushistoriaa, materiaaleja ja tukea. Jos myyt jälleenmyyjien tai jakelijoiden kautta, voit rakentaa heille erillisen kumppaniportaalin, josta he löytävät hinnastot, tuotetiedot ja koulutusmateriaalit.
Portaali sopii erityisesti yrityksille, joilla on toistuvia tilauksia, asiakaskohtaisia hintoja tai paljon asiakaspalvelutyötä, joka johtuu yksinkertaisista kysymyksistä.
Mistä B2B-portaalin kehityksen kustannukset muodostuvat?
Hinta ei ole yksi luku, vaan se muodostuu usean tekijän summasta. Kun ymmärrät nämä tekijät, osaat vertailla tarjouksia ja rajata laajuuden järkevästi.
Laajuus ja ominaisuudet
Mitä enemmän ominaisuuksia tarvitset, sitä enemmän työtä. Perusversio voi sisältää kirjautumisen, tuotekatalogin ja tilaamisen. Laajempi ratkaisu lisää esimerkiksi tarjousvirrat, laskut, tilaushistorian ja raportit.
Integraatiot ERP- ja CRM-järjestelmiin
Portaali on hyödyllisin, kun tiedot kulkevat automaattisesti ERP-, CRM- ja varastojärjestelmien välillä. Integraatiot nostavat kustannuksia, mutta poistavat tuplasyötön, joka on usein suurin säästölähde.
Käyttäjät, roolit ja hyväksyntäketjut
Jos portaalia käyttävät eri henkilöt eri oikeuksilla, roolit ja hyväksyntäprosessit pitää suunnitella huolella. Tämä lisää työtä, mutta suojaa luottamukselliset hinnat ja sopimukset.
Ulkoasu ja käyttökokemus
Portaalin pitää olla helppokäyttöinen, muuten asiakkaat palaavat sähköpostiin. Hyvä käyttöliittymä vaatii suunnittelua, mutta vähentää tuen tarvetta ja nopeuttaa käyttöönottoa.
Tietoturva ja ylläpito
Portaali käsittelee hintoja, tilauksia ja henkilötietoja, joten tietoturva ja GDPR on huomioitava alusta asti. Varaa budjettia myös julkaisun jälkeiseen ylläpitoon ja jatkokehitykseen, sillä B2B-portaalin kehitys ei pääty julkaisuun.
Mitä hyötyjä B2B-portaali tuo?
Säästät aikaa tilausten käsittelyssä
Kun asiakas tekee tilauksen itse, sinun tiimisi ei tarvitse syöttää sitä käsin. Aika vapautuu myyntiin ja asiakkaiden auttamiseen vaativammissa asioissa.
Vähemmän virheitä ja reklamaatioita
Kun hinnat, tuotetiedot ja saldot tulevat suoraan järjestelmistä, väärien tietojen riski pienenee. Virheet tulevat harvoin ilmaiseksi, joten tämä hyöty näkyy usein nopeasti.
Parempi asiakaskokemus
Asiakas voi tilata silloin, kun hänelle sopii, nähdä oman tilaushistoriansa ja toistaa aiempia tilauksia nopeasti. Moni ostaja pitää tätä sujuvampana kuin sähköpostiketjuja ja puhelinsoittoja.
Tiedot ajan tasalla yhdessä paikassa
Hinnastot, materiaalit ja tuotetiedot päivitetään kerran, ja ne näkyvät kaikille oikeutetuille käyttäjille. Tämä on erityisen arvokasta kumppaniportaalissa, jossa tietoa jaetaan usealle jälleenmyyjälle.
Miten lasket takaisinmaksun?
Takaisinmaksun arviointi on yksinkertaisempaa kuin moni luulee. Laske ensin, mitä nykyinen tapa maksaa, ja vertaa sitä portaalin kustannuksiin.
Käytä tätä listaa:
- Kuinka monta tilausta käsittelet kuukaudessa ja kuinka kauan yhden käsittely kestää?
- Kuinka paljon virheitä syntyy ja mitä ne maksavat (palautukset, hyvitykset, työaika)?
- Kuinka paljon asiakaspalvelun aikaa menee yksinkertaisiin kysymyksiin?
- Mitä portaalin kehitys ja ylläpito maksavat vuodessa?
Kuvitteellinen esimerkki: Yritys käsittelee 200 tilausta kuukaudessa, ja yhden tilauksen käsittelyyn kuluu käsin 15 minuuttia. Jos portaali vähentää tästä puolet, säästöä syntyy noin 25 tuntia kuukaudessa (200 × 7,5 min). Kerro tämä tuntikustannuksella ja lisää siihen virheiden vähenemisestä syntyvät säästöt, niin saat arvion kuukausittaisesta hyödystä. Esimerkin luvut ovat havainnollistavia, ja oma laskelmasi riippuu omista volyymeistasi.
Milloin portaali ei vielä kannata?
Rehellinen vastaus on, että portaali ei sovi kaikille heti. Jos tilauksia on vähän, tarpeet ovat yksinkertaisia ja asiakkaita on vain kourallinen, kevyempi ratkaisu voi riittää. Silloin kannattaa aloittaa pienemmästä B2B-verkkokaupasta ja laajentaa vasta, kun volyymi ja tarpeet kasvavat. Oikein vaiheistettu B2B-portaalin kehitys antaa mahdollisuuden aloittaa pienestä ja kasvattaa ratkaisua tarpeen mukaan.
Näin aloitat järkevästi
- Kartoita nykyiset prosessit. Selvitä, missä aikaa kuluu ja missä virheet syntyvät.
- Rajaa ensimmäinen versio. Valitse ominaisuudet, jotka tuovat eniten hyötyä heti.
- Päätä integraatiot. Mieti, mitkä järjestelmät pitää yhdistää ensimmäisessä vaiheessa.
- Pyydä tarjous ja vertaile kokonaisuutta. Katso, mitä hintaan sisältyy ja mitä ei.
- Pilotoi muutaman asiakkaan kanssa. Kerää palautetta ennen laajaa käyttöönottoa.
Yhteenveto
B2B-portaalin kehitys kannattaa, kun nykyinen tilaus- ja asiointitapa kuluttaa aikaa, aiheuttaa virheitä tai hidastaa kasvua. Aloita laskemalla nykyiset kustannukset, rajaa ensimmäinen versio järkevästi ja kasvata ratkaisua tarpeen mukaan.
